Automatizace
Automatizace a propojení systémů, aby data putovala sama
Většina firem používá pět až deset nástrojů, které spolu nemluví. Lidé je proto ručně spojují: kopírují, exportují, importují a hlídají, aby se nic neztratilo. Propojím je do jednoho procesu, který běží sám a při chybě dá vědět.
Pro koho to je: Pro firmy, které mají CRM, e-shop, fakturační či účetní software, tabulky a e-mail, a data mezi nimi přenášejí rukama. Typicky 3–100 lidí.
- Cena od
- 25 000 Kč
- Typický termín
- 3–4 týdny
- Výstup
- Běžící scénáře, upozornění, návod
- Vlastnictví
- Scénáře i přístupy máte vy
01
Tohle vás nejspíš pálí.
- Nová objednávka se musí ručně přenést z e-shopu do fakturace a skladu.
- Leady z formuláře skončí v e-mailu a někdo je zapisuje do CRM, když si vzpomene.
- Reporty se každý týden skládají z exportů do tabulky.
- Když někdo onemocní, nikdo neví, jak proces funguje.
- Při špičce se dělají chyby, protože se kroky opakují a nikdo je nekontroluje.
Pokud jste přikývli aspoň dvakrát, má smysl si o tom promluvit.
02
Co konkrétně vyřešíme.
Typické případy, se kterými přicházejí klienti. Váš může vypadat jinak, vždy začínáme tím, co potřebujete vy.
Objednávka → sklad → faktura
Přijatá objednávka se automaticky propíše do skladu, vystaví se doklad a zákazník dostane potvrzení. Při chybějící položce vznikne úkol pro člověka.
Lead → CRM → úkol obchodníkovi
Poptávka z formuláře nebo reklamy se zapíše do CRM, obohatí o základní údaje a přiřadí obchodníkovi, který dostane upozornění do Slacku nebo e-mailu.
Automatické reporty
Přehled tržeb, poptávek nebo výkonu kampaní se skládá sám z vašich systémů a chodí v dohodnutý čas e-mailem nebo do tabulky.
Připomínky a upomínky
Platby po splatnosti, končící smlouvy nebo neodpovězené poptávky vyvolají připomenutí ve správnou chvíli bez pamatování.
Synchronizace dat
Ceny, sklad, kontakty nebo produkty se udržují shodné ve všech systémech, takže se dá věřit číslům.
03
Jak to probíhá, krok za krokem.
U každého kroku vidíte, co dělám já, co potřebuji od vás a co po něm držíte v ruce. Žádná černá skříňka.
- 01
Audit současného postupu
Týden 1Já
Projdu s vámi, jak data dnes putují, kdo co dělá ručně a kde vznikají chyby. Ověřím, jaké API a konektory vaše nástroje nabízejí.
Vy
Ukážete postup naživo a zpřístupníte přehled používaných nástrojů.
Výstup
Mapa toku dat a pořadí, v jakém se vyplatí automatizovat.
- 02
Návrh workflow
Týden 1Já
Navrhnu scénáře, spouštěče, pravidla a chování při chybě. Vyberu nástroj (Make, n8n, vlastní kód) podle složitosti a ceny provozu.
Vy
Schválíte návrh a výjimky.
Výstup
Schválený návrh a odhad provozních nákladů.
- 03
Realizace
Týden 2–3Já
Postavím propojení, nastavím validace dat a upozornění na výjimky. Průběžně ukazuji hotové kroky.
Vy
Zpřístupníte účty a poskytnete testovací data.
Výstup
Funkční scénáře v testovacím provozu.
- 04
Test a ostrý provoz
Týden 3–4Já
Otestuji na reálných případech včetně chybových, spustím a první dny sleduji.
Vy
Potvrdíte, že výsledky odpovídají tomu, co čekáte.
Výstup
Provoz v produkci a monitoring.
- 05
Předání
Týden 4Já
Předám dokumentaci, přístupy a krátký návod, jak scénáře spravovat nebo upravit.
Vy
Určíte, kdo scénáře bude hlídat.
Výstup
Dokumentace a krátké zaškolení.
04
Jak to může vypadat v praxi.
Modelová situace: e-shop se čtyřmi nástroji
Menší e-shop používá platformu pro prodej, účetní software, tabulku se skladem a Slack. Objednávky se přepisují mezi nimi ručně.
Před
- Každá objednávka znamená několik ručních kroků.
- Sklad v tabulce se rozchází se skutečností.
- Chyby se objeví až při reklamaci.
Postup
- Nová objednávka spustí scénář.
- Zapíše se do účetního softwaru a odečte ze skladu.
- Při nedostatku zásob přijde upozornění do Slacku.
- Zákazník dostane potvrzení a sledování zásilky.
Potom
- Objednávka projde bez ručního zásahu.
- Sklad odpovídá skutečnosti.
- Lidé řeší jen to, co se vymyká.
Ilustrativní scénář, ne konkrétní klient ani slíbený výsledek. Konkrétní úsporu odhadnu v auditu podle toho, kolik ruční práce dnes zabírá.
05
Čím to stavím a proč.
- Make a n8n
- Rychlé a přehledné scénáře, které za sebe můžete příště upravit. Make je hostovaný, n8n lze provozovat na vlastním serveru.
- API, webhooky a vlastní kód
- TypeScript tam, kde hotový konektor chybí nebo je omezující.
- Systémy, které používáte
- CRM, e-shopové platformy, fakturace, Google Workspace, Slack, e-mail, tabulky.
- Validace a upozornění
- Špatná data se zastaví dřív, než se rozlezou dál. O výjimkách se dozvíte hned.
Co po spolupráci dostanete.
- Mapa toku dat a návrh workflow
- Funkční scénáře propojení
- Validace dat a upozornění na výjimky
- Dokumentace a přístupy
- Krátké zaškolení správce
- Podpora v prvních týdnech provozu
06
Kolik to stojí a jak dlouho to trvá.
od 25 000 Kč
Typický termín: 3–4 týdny
Licence Make, n8n nebo cloudových služeb platíte přímo dodavatelům. Odhad měsíčních nákladů dostanete v návrhu.
Ceník všech služebCo cenu ovlivňuje
- Počet propojovaných systémů
- Kvalita a dostupnost jejich API
- Počet výjimek a větvení v procesu
- Nároky na spolehlivost a monitoring
Kdy to nedává smysl.
Radši to řeknu hned, než abyste zbytečně platili.
- Proces se mění každý týden. Nejdřív ho potřebujete ustálit, automatizace by se pořád přepisovala.
- Děláte pár kroků měsíčně. Ruční práce vyjde levněji než stavba a údržba scénáře.
- Chcete propojit nástroj, který nemá žádné rozhraní ani export. Napřed ověříme, jestli to jde, abyste neplatili zbytečně.
07
Na co se lidé ptají nejčastěji.
Lze propojit nástroje, které už používáme?
Ve většině případů ano. Napřed ověřím dostupnost API nebo konektorů a případná omezení konkrétních služeb a upřímně řeknu, co jde a co ne.
Make, n8n, nebo vlastní kód?
Vyberu podle složitosti a nákladů na provoz. Make a n8n jsou rychlé a čitelné pro tým, vlastní kód dává smysl u náročných nebo velkých objemů. Nejsem vázaný na jeden nástroj.
Co když se zastaví jedna služba?
Scénáře počítají s chybami: zastaví se, zapíšou, co se stalo, a dají vědět. Po obnovení služby lze zpracování dokončit, aby se nic neztratilo.
Můžu scénáře později upravovat sám?
Ano, scénáře i přístupy jsou vaše. Součástí předání je dokumentace a krátké zaškolení, jak je spravovat nebo přizpůsobit.
Jak velkou úsporu mohu čekat?
Závisí na tom, kolik ruční práce dnes proces zabírá. Proto začínám auditem, kde to spočítáme. Slibovat čísla předem by bylo nepoctivé.
Je bezpečné dát přístup do našich systémů?
Používám vlastní přístupové účty s minimálními oprávněními, které můžete kdykoli zrušit. Údaje a klíče se ukládají v zabezpečeném úložišti, ne ve scénářích.
Nabízíte i správu po spuštění?
Ano. Po předání můžeme dohodnout průběžnou péči, monitoring a úpravy, nebo scénáře spravuje váš tým.
08
Pojďme to probrat.
Napište pár vět o tom, co řešíte. Odpovím do 24 hodin s názorem, jestli a jak to dává smysl, ještě než se na cokoli zavážete.